Nieuw Content Management Systeem, niet altijd de oplossing

Tijd om het CMS te vervangen?

Regelmatig krijgen we vragen over de vervanging van een bestaand CMS. Als reden wordt gegeven, “ons CMS is niet flexibel genoeg”, “we kunnen er niet goed mee werken” of “het is technisch veroudert”. Als je doorvraagt blijkt echter vaak dat de oorzaak van het probleem niet in het CMS zit maar in de manier hoe het is geïmplementeerd. Ook de manier waarop beheer en ondersteuning is geregeld kan een reden zijn waarom organisaties ontevreden zijn over hun CMS.

Voordat we klanten adviseren het kostbare en tijdrovende proces van de selectie en implementatie van een nieuw CMS in te gaan adviseren daarom eerst om een stap terug te doen.

Strategie

Welke doelstellingen zijn er gedefinieerd, zijn deze meetbaar en realistisch? Bedenk daarbij dat een CMS geen oplossing is maar een gereedschap. Elk goed CMS kan op verschillende manieren worden aangepast aan de behoeften binnen de organisatie. Zorg wel dat dit op de juiste manier gebeurd die aansluit bij de doelstellingen. Foute keuzes en onrealistische doelstellingen maken van elk CMS een blok aan het been.

Hoe is de kwaliteit van de content?

Een goed CMS kan content op verschillende manieren presenteren. Afhankelijk van de doelgroep of het type pagina kunnen verschillende onderdelen van dezelfde content getoond worden. Dit biedt mogelijkheden om landingspagina’s of pagina’s gericht op verschillende doelgroepen eenvoudig te beheren. Het vraagt echter wel om een goed uitgewerkt content model. Ook moeten de beheerders niet te veel beperkt worden door rigide templates. Het content model en de bijbehorende templates zitten niet standaard in een CMS. Het is maatwerk dat goed moet worden ontworpen. Fouten hierin beperken elk CMS in de mogelijkheden.

Is het webteam voorbereid op hun taak?

Voor het webteam begint het “echte werk” vaak pas naar oplevering van het CMS. Belangrijk voor de acceptatie van het CMS is dat het webteam een goede training krijgt en kan beschikken over heldere documentatie. Regelmatig is dit nu juist het ondergeschoven kindje is in een web project. Zorg daarom voor voldoende budget voor training en goede documentatie.

Analyseer problemen voordat je gaat shoppen

Voordat de beslissing wordt genomen op zoek te gaan naar een ander CMS is het goed om de problemen met het huidige CMS objectief te analyseren. Zijn de doelstellingen wel realistisch en meetbaar? Zijn er misschien problemen met de content en het beheer ervan? Vaak is het dan effectiever om de problemen in het bestaande CMS op te lossen in plaats van een project voor de implementatie van  een nieuw CMS op te starten.